Эффективность онлайн-встречи напрямую зависит от её организации. Даже небольшие недочёты подготовки могут существенно снизить желаемый эффект, внести путаницу с присутствием участников или привести к полному срыву мероприятия. Поэтому организаторам видеоконференций, дистанционных переговоров, брифингов, вебинаров и мастер-классов необходим максимально серьёзный подход к организации и проведению встреч в режиме онлайн. Подробнее о требованиях к этому процессу читайте здесь: https://fasti.me/kak_zaplanirovat_i_provesti_onlayn-vstrechu.
В чём состоит преимущество онлайн-встреч
При правильной подготовке онлайн-встречи позволяют:
- Экономить средства на представительские и дорожные расходы, а также самый ценный ресурс — время.
- Проводить мероприятия в любой географической точке при наличии интернета.
- Сохранять необходимые коммуникации с людьми в форс-мажорных обстоятельствах, например, в режиме карантина при эпидемиях.
- Избегать распространения опасных инфекций, характерных для традиционных встреч.
- Хранить информацию (вести запись чатов, фиксировать диалоги, делать скриншоты).
Преимущества полноценно проявляются при отсутствии ошибок подготовительного периода.
Распространённые ошибки подготовки и проведения
Эффективность онлайн-встреч теряется из-за следующих моментов организации:
- Подключение не всех участников в назначенное время. Бывает при отсутствии регулярных напоминаний.
- Обсуждение ведётся сумбурно и бессистемно. Причина — не озвучен порядок выступлений.
- Слабый эффект усвоения и запоминания. Происходит из-за чрезмерно длинной повестки.
- Сбои в звуковом или видео сопровождении мероприятия. Случается, когда техника не проверена перед встречей.
Чтобы избежать ошибок, которые мешают получить результат от встреч, целесообразно пользоваться программными помощниками. Например, использование сервиса Фасти обеспечит автоматическую рассылку напоминаний, удалённую онлайн запись участников и выбор удобного формата коммуникации.
Оптимальное время проведения онлайн-встречи составляет не более 45 минут, в течение которых возможна концентрация внимания. Включенные всеми участниками камеры создадут объединяющий визуальный эффект. Для контроля времени выступлений полезно использовать таймеры и чек-листы. Рассылку приглашений потенциальным участникам нужно отправлять заранее.
